La mayoría de los comerciantes mira los números cuando algo anda mal. Para entonces el problema tiene tres meses y ya se comió el margen de todo el trimestre.
Quince minutos por semana, siempre el mismo día, alcanzan. No para "analizar el negocio" (eso suena a tarea y no se hace) sino para contestar cinco preguntas.
1. ¿Cuánto vendí y cuánto gané?
Las dos, no una. La facturación te dice si hubo movimiento; el margen te dice si el movimiento sirvió.
La combinación peligrosa es facturación estable con margen que baja: significa que los costos se movieron y los precios no. Se detecta acá, meses antes de que se note en la caja.
Compará siempre contra la semana anterior y contra la misma semana del año pasado si la tenés. Los negocios tienen estacionalidad y comparar contra la semana anterior en un cambio de temporada engaña.
2. ¿Qué se vendió y qué no?
Los más vendidos casi siempre confirman lo que ya sabías. Los menos vendidos son los que enseñan.
Ahí aparece el producto que comprás por costumbre y no sale, el que quedó escondido en una categoría equivocada, el que tiene el precio desactualizado.
3. ¿Qué me falta y qué me sobra?
Faltantes: qué está en cero o en stock bajo de lo que más se vende. Un cero en algo que vendés todos los días es venta perdida silenciosa.
Sobrantes: qué no se movió en 60 o 90 días. Es plata inmovilizada. La decisión puede ser liquidarlo, combinarlo o dejar de comprarlo, pero tiene que ser una decisión, no el olvido de siempre.
4. ¿Hay algo esperando por mí?
Pedidos pendientes, comprobantes que no salieron, mensajes sin responder, cuentas corrientes vencidas.
Todo esto es trabajo acumulado que crece solo. Cinco minutos acá evitan la tarde entera de la semana que viene.
5. ¿Está entrando gente nueva o son siempre los mismos?
La pregunta que más se ignora y la que más adelanta el futuro. Un negocio que factura igual todos los meses pero con cada vez menos clientes distintos está viviendo de su clientela vieja, y eso tiene fecha de vencimiento aunque los números de hoy se vean bien.
La forma rápida de hacerlo
Abrí el asistente y preguntá, en este orden:
- ¿Cuánto vendí la semana pasada comparado con la anterior?
- ¿Qué productos se vendieron más? ¿Y cuáles no vendí nada?
- ¿Qué está sin stock de lo que más vendo?
- ¿Qué tengo pendiente?
- ¿Cuántos clientes nuevos tuve este mes?
Contesta con tus datos y en un rato terminaste. Si preferís los reportes visuales, están; pero la rutina que se sostiene es la que tarda quince minutos, no la que requiere abrir seis pantallas.
El único requisito
Que las ventas estén cargadas. Todas, incluidas las chicas.
Un negocio que carga el 70% de lo que vende tiene reportes que mienten un 30%, y las decisiones que salen de ahí son peores que las que se toman por intuición, porque la intuición al menos sabe que es intuición.