El stock del sistema y el stock del depósito empiezan iguales el primer día y se separan solos. Entender por qué se separan es la mitad del trabajo de mantenerlos juntos.
Las cuatro fugas
Casi todo el descuadre entra por acá:
- Ventas que no pasaron por el sistema. La venta chica a un conocido, el "después lo cargo". Es la causa número uno, lejos.
- Mercadería que entró y no se cargó. Llegó el proveedor un día de mucho movimiento y quedó para más tarde.
- Roturas, vencimientos y consumo propio. Nadie lo anota porque no es una venta.
- Robo hormiga. Existe, y es la única de las cuatro que no se arregla con hábitos.
Las tres primeras son de disciplina, no de sistema. Si se resuelven, el stock cuadra el 95% de las veces.
Los estados que conviene mirar
Stock bajo. Llegó al mínimo que definiste. Es una señal de compra, no de emergencia: todavía te queda.
Sin stock. Cero. Si es un producto que vendés seguido, cada día que pasa así es venta perdida en silencio — nadie te reclama por lo que no encontró, simplemente lo compra en otro lado.
El umbral de stock bajo hay que pensarlo por producto: no es lo mismo algo que el proveedor te trae en dos días que algo que tarda tres semanas. El mínimo tiene que cubrir lo que vendés durante la reposición.
Cuando entra mercadería
Cargá el ingreso cuando llega, no al final de la semana. Si tenés varios depósitos o una sucursal, movéla con transferencia de stock en vez de sumar en un lado y restar en el otro a mano.
Un truco que ahorra mucho: si el proveedor te manda lista de precios, subila en el mismo momento. Actualizás costos y precios de un saque, y el sistema te va a avisar más adelante cuando esa lista quede vieja.
Lo que no se mueve
Es el problema silencioso. Los faltantes duelen porque el cliente reclama; el sobrestock no duele nunca y es plata tuya inmovilizada.
Preguntale al asistente:
¿Qué productos no vendí en los últimos 90 días?
La lista casi siempre sorprende. Con eso en la mano hay tres caminos: liquidarlo, combinarlo con algo que sí sale, o dejar de comprarlo. El peor camino es el que se toma por default, que es ninguno.
Los avisos de stock
Dos funciones que trabajan del lado del cliente y conviene tener prendidas:
- Avisame cuando haya. El cliente que quiso algo que estaba agotado deja su aviso y se entera cuando repongas. Es una venta que ya estaba decidida.
- Reserva de stock. Lo que está en carritos en curso no se puede vender dos veces.
El recuento
Una o dos veces al año conviene contar de verdad. No todo el depósito de una: por categoría, escalonado.
Contá, ajustá la diferencia y anotá qué pasó. El número del ajuste no es el resultado importante; el resultado importante es descubrir cuál de las cuatro fugas de arriba está abierta. Un faltante concentrado en una categoría cara cuenta una historia distinta que un faltante repartido en todo el catálogo.
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