Sumar al equipo y qué ve cada rol

Compartir un solo usuario entre todo el local es la decisión que más problemas causa a los tres meses. No por seguridad: por trazabilidad. Cuando falta plata en la caja, cuando un precio quedó mal cargado o cuando un pedido se marcó entregado sin entregarse, la pregunta es siempre ¿quién?, y con un usuario compartido la respuesta es "alguien".

Dar de alta a una persona lleva un minuto. Desde Empleados → Nuevo, con nombre, mail y rol.

Los roles, en criollo

Vendedor. Cobra, busca productos, consulta precio y stock, ve las promos vigentes. No ve cuánto factura el negocio, ni los costos, ni los márgenes, ni los reportes. Es el rol para quien está en el mostrador.

Encargado. Todo lo del vendedor, más la operación: catálogo, stock, pedidos, promociones, el equipo del turno. Ve los números operativos pero no la parte de facturación y suscripción del negocio. Es el rol para quien abre y cierra el local.

Administrador. El dueño. Ve todo, incluidos costos, márgenes, reportes completos, facturación y configuración.

Si alguien tiene que hacer algo que su rol no le permite, la respuesta no es subirle el rol "por las dudas": es mirar si esa tarea realmente le corresponde. Casi siempre no.

La primera clave

Todo empleado que creás nace con cambio de contraseña obligatorio: la primera vez que entra, el sistema le pide que ponga una suya. Vos le pasás una clave provisoria y dejás de saberla en el primer login. Es como tiene que ser.

Qué gana el negocio con esto

Con usuarios separados, tres cosas dejan de ser un misterio:

• Quién vendió qué. Cada venta queda asociada a quien la cargó. Sirve para comisiones, para premios y para entender por qué el turno tarde vende más que el de la mañana.
• Quién cerró la caja. Y con qué diferencia. Una diferencia repetida siempre en el mismo turno deja de ser mala suerte.
• Quién tocó qué. Precios, stock, pedidos. No para vigilar: para poder arreglar el error rápido en vez de investigarlo.

Una vez que están cargados: horarios y ausencias

Cargar a alguien le da acceso. Lo que viene después (quién trabaja cuándo, quién fichó, quién pidió vacaciones) dejó de vivir en un cuaderno: está en Turnos y vacaciones. Ahí también se cargan el puesto y el valor hora de cada uno, que es lo que después permite saber cuánto te cuesta cubrir un sábado.

Cuando alguien se va

Desactivá el usuario. No lo borres ni lo dejes activo "por si vuelve". Desactivado, el historial de lo que hizo se conserva (las ventas del año pasado siguen teniendo su nombre), pero no puede entrar más.

Si compartían la cuenta del dueño, esto es imposible: la única forma de cortarle el acceso a quien se fue es cambiar la clave de todos.

Un caso aparte: los afiliados

Además del equipo del local, existe la figura del afiliado: alguien que vende para vos sin ser empleado, con su propio cupón y su comisión. No entra al panel del negocio ni ve tus números; tiene su propio tablero con sus ventas y lo que ganó.

Sirve para revendedores, para promotores y para quien te trae clientes. Es otra conversación que la de los roles del local, pero conviene saber que existe antes de resolverlo dándole un usuario de vendedor a alguien que no trabaja con vos.