Un cambio mal resuelto se siente igual de mal para las dos partes: el cliente no sabe si le van a devolver la plata, y vos no sabés si tenés que anular la factura entera para cambiarle una remera por otra. La respuesta corta es que no hace falta anular nada: se ajusta con una Nota de Crédito, que es justamente el documento que existe para esto.
El flujo, en un solo lugar
Desde Cambios, buscás el pedido original (por número, por cliente o escaneando el ticket de cambio si el comprador lo tiene). Elegís qué producto devuelve y por cuál lo reemplaza: puede ser el mismo producto en otro talle o color, otro producto distinto, o directamente saldo a favor si todavía no sabe qué llevarse.
El sistema hace esto a la vez, sin que tengas que acordarte de nada por separado:
- Repone el stock del producto devuelto.
- Descuenta el stock del producto de reemplazo (si eligió uno).
- Emite la Nota de Crédito referenciando la factura original, si esa venta tiene una factura autorizada. Es el documento fiscal correcto para un cambio, no una factura nueva ni una anulación. Si la venta original no llegó a facturarse, el cambio se registra igual, solo que sin ese comprobante para ajustar.
Si el reemplazo cuesta más, se cobra la diferencia. Si cuesta menos, queda saldo a favor del cliente. Las dos cosas quedan registradas: no es "de palabra".
Cuando el reemplazo está en otra sucursal
Si tenés más de un local y el talle que el cliente necesita solo está en el otro, el sistema reserva ese producto ahí y emite igual la Nota de Crédito acá; la venta se completa cuando el otro local lo entregue. No hace falta que el cliente vuelva a otro día ni que llame a preguntar si llegó.
Lo que no admite cambio
Hay productos y promociones donde el cambio no aplica — ofertas de liquidación, ropa interior, productos personalizados. Se marca por producto o por promoción, y cuando corresponde, el sistema se lo avisa a quien está atendiendo antes de que prometa algo que después no se puede cumplir.
Por qué esto no es "atención al cliente", es una obligación
La Ley de Defensa del Consumidor (24.240) exige aceptar cambios por producto con falla, y muchos rubros lo extienden por costumbre comercial a "no me gustó" o "no es mi talle", aunque eso último ya es política de cada comercio, no una obligación. Sea cual sea tu política, tenerla clara y escrita (en la tienda, en el ticket) evita la discusión en el mostrador, que es donde más se pierde un cliente que en realidad tenía razón para volver.