Facturación electrónica: qué necesitás para empezar

Facturar desde el sistema significa que, al cerrar una venta, sale el comprobante con CAE —el número que ARCA (ex-AFIP) le da a cada factura autorizada— sin que nadie tenga que entrar al portal a cargarla de nuevo.

La configuración es la parte que asusta, y es de una sola vez. Después no se toca.

Qué es cada cosa

CAE. Código de Autorización Electrónico. Es lo que convierte un papel en una factura válida. Sin CAE, es un remito con pretensiones.

Punto de venta electrónico. Un número que ARCA te asigna y que identifica desde dónde emitís. Se da de alta en el portal de ARCA.

Certificado digital. El archivo con el que el sistema se identifica ante ARCA para pedir los CAE en tu nombre. Es el paso que más gente traba y el que el sistema más te simplifica: genera el pedido de certificado por vos, vos lo subís al portal de ARCA, descargás lo que te devuelven y lo cargás acá. No hace falta que sepas de certificados ni que uses herramientas externas.

Homologación y producción. ARCA tiene dos ambientes: uno de prueba y el real. Los certificados no se comparten entre ambos. Si vas a probar, sabé que el certificado de prueba no sirve para facturar de verdad.

El orden de los pasos

1. Tener CUIT y clave fiscal con nivel suficiente.
2. Dar de alta el punto de venta electrónico en el portal de ARCA.
3. Desde acá, generar el pedido de certificado.
4. Subirlo a ARCA y asociarlo al servicio de facturación electrónica.
5. Cargar el certificado que te devuelve ARCA y completar los datos fiscales del comercio.
6. Emitir una factura de prueba y verificar que vuelva con CAE.

El paso 5 incluye tus datos fiscales (CUIT, razón social, condición ante IVA, domicilio) porque van impresos en el comprobante.

Qué comprobante emitís

Depende de tu condición fiscal y de la del cliente:

• Monotributista emitís factura C a cualquiera.
• Responsable inscripto emitís A a otro responsable inscripto y B a consumidor final, con el IVA discriminado o incluido según el caso.

El sistema resuelve cuál corresponde a partir de la condición fiscal del cliente. Lo que vos tenés que tener bien cargado es tu propia condición y, cuando factures A, los datos del cliente.

Cargalo una vez en la ficha del cliente, no en cada venta

En Clientes cada ficha tiene ahora su condición frente al IVA y su CUIT. Si le vendés seguido a las mismas empresas, esto es lo que más tiempo te ahorra:

• En el mostrador, al tipear el CUIT el sistema reconoce al cliente y marca solo que es Responsable Inscripto. No hay que acordarse de tildar nada.
• Si facturás automáticamente, la A sale sola. Antes la automática siempre asumía DNI y consumidor final, así que a un Responsable Inscripto le salía B aunque correspondiera A.
• Si cargás un cliente nuevo desde el mostrador con el tilde de RI puesto, la ficha queda guardada con esos datos para la próxima.

Dos cosas que la pantalla no te va a dejar hacer, y es a propósito:

• Un Responsable Inscripto no se puede guardar con DNI. La A exige CUIT; guardarlo mal significaría descubrirlo recién cuando ARCA rechaza el comprobante, con el cliente adelante.
• Un CUIT con un número cambiado se rechaza al guardar. El dígito verificador se valida acá mismo, no cuando ya es tarde.

Un comprobante emitido con la letra equivocada no se corrige: se anula con nota de crédito y se emite de nuevo. Por eso conviene que el dato viva en la ficha y no en la memoria de quien atiende.

Un punto que ordena todo lo demás

Los precios que cargás en el catálogo son con IVA incluido: el precio que ve y paga el cliente. Cuando corresponde discriminar, el desglose se calcula sobre ese precio.

Es la forma en que se piensa el precio en el mostrador argentino, y evita el problema clásico de tener dos listas mentales, una "con" y otra "sin", que nunca coinciden.

No bloquea vender

Esto es importante: podés operar sin facturación configurada. Vendés, cobrás, controlás stock y cerrás caja igual. La factura es una capa que se agrega cuando la necesitás.

Y una vez configurada, si la emisión falla, la venta no se cae: el cobro queda hecho y el comprobante queda en un estado visible que podés reintentar. Nunca vas a perder una venta por un problema con ARCA. Qué hacer en ese caso tiene su propio artículo.

Antes de dar por terminada la configuración

Emití una factura real, de monto chico, y revisá tres cosas: que vuelva con CAE y su vencimiento, que los datos del comercio estén bien escritos, y que el QR del comprobante sea legible. Un dato mal cargado en la configuración se repite en cada factura hasta que alguien lo note.